회사에 다니다 보면 언젠가는 관리자의 길로 들어서게 돼요. 물론 인수인계를 받으며 차근차근 관리자가 되기 위한 준비를 할 수 있다면 참 좋겠죠. 어느 날 갑자기 팀장님이 "안녕히 계세요, 여러분. 저는 제 꿈을 찾아 떠납니다."라고 말하기라도 한다면... 😧
특히 비교적 규모가 작은 회사에서는 예상치 못한 순간에 갑자기 관리자 직함을 부여받기도 해요. 말 그대로 ‘어쩌다 보니, 팀장이 되었다.’는 거죠. 갑작스럽긴 하지만 나만 바라보는 팀원들을 두고 기존에 하던 업무만 하고 있을 순 없잖아요? 그런데 당장 뭐부터 해야 할지도 모르겠고, 팀원들을 어떻게 대해야 할지도 모르겠어요. 신입 사원은 수습 기간이라도 있지, 팀장은 그런 것도 없고요. 😭
마케터의 서재를 보고 계신 여러분도 이런 고민을 한 적이 있거나, 앞으로 이런 고민을 하게 될 수 있어요. 그래서 오늘은 관리자들이 가장 궁금해하고 어려움을 느끼는 부분과 <팀장의 탄생>에서 들려주는 조언을 함께 살펴보려고 해요! 유익한 글이라는 생각이 들었다면 여러분의 팀장님 책상에 이 책을 살포시 올려 두셔도 됩니다. 팀장님, 제가 드린 책 잘 읽고 계시죠?!
<팀장의 탄생>, 줄리 주오, 2020
일하는 방식이 달라지는 시대에 팀장이 알아야 할 모든 것
이런 분이 읽으면 좋아요!
😧: 어쩌다 팀장이 돼서 뭐부터 해야 할지 모르겠어요.
😥: 팀원에게 피드백을 잘 하려면 어떡해야 할까요?
😟: 성과를 내고 싶은데, 좋은 팀워크도 유지하고 싶어요!
😐: 관리자가 되면 날 고생시킨 저 나쁜 팀장처럼 되긴 싫어요.
어쩌다 보니 팀장! 차라리 매뉴얼이라도 있었으면… 😞
드디어 팀의 짱이 된 마팀장. 처음엔 좋았지만, 팀장 업무는 생각보다 쉽지 않았어요. 실무도 해야 하는데, 팀원들 관리에 윗선의 실적 압박까지……. 😱 정신없이 일하다 보니 하루가 1시간처럼 느껴지는 기적(?)을 경험하는 중인데요. 초보 관리자인 마팀장의 가장 큰 고민은 무엇일까요?
오늘부터 내가 팀장이라는데... 나 뭐부터 해야 하지? 😧
마팀장 : 으아아, 드디어 짱이 되었다! …근데 팀장이 뭐하는 사람이죠?
우리 먼저 팀장을 비롯한 관리자의 본분부터 살펴보기로 해요. 관리자는 도대체 뭐 하는 사람일까요? 월요일 아침마다 회의를 주관하는 사람? 팀원 업무를 컨펌하는 사람?
관리자의 본분은 혼자일 때보다 여럿이 협력할 때 더 좋은 성과를 도출하게 만드는 거예요. 관리자 혼자서 아무리 똑똑하고 부지런하고 일을 잘한다고 해도 팀이 그저 그런 성과만 낸다면 '탁월한 관리자'라는 평을 받을 수 없어요.
마팀장 : 오.. 그런데 팀 성과를 내려면 뭐부터 해야 하는데요?
관리자가 처리하는 모든 업무는 크게 3가지로 나누어서 생각할 수 있어요.
첫 번째로 '목적'은 팀이 성취하려는 결과를 의미해요. '왜 이 일을 하려고 하는가', '우리가 하는 일이 왜 중요한가'라는 물음에 팀의 모든 구성원이 비슷한 답을 가지고 있어야 해요. 만약 목적이 없거나 불분명하다면 (관리자가 보기에는) 중요하지 않거나 쓸데없는 일을 하려고 할지도 모르거든요.
그다음으로 관리자가 중요하게 생각해야 하는 요소는 '사람'이에요. 팀원이 업무에 필요한 능력을 갖추고 있는지, 각 팀원이 최고의 기량을 발휘할 수 있도록 업무가 잘 배정되어 있는지 살펴보세요.
마지막으로 '프로세스'인데요. '누가 무엇을 언제까지 처리해야 하는가', '의사결정 시에는 어떤 원칙을 지켜야 하는가?' 등의 원칙, 절차를 의미해요. 어라, 써놓고 보니 조금 번거로워 보이네요. 굳이 프로세스를 만들지 않고, 그 시간에 일을 더 빠르게 처리하면 될 것 같은데요! 🤔
물론 그런 면도 있긴 해요. 혼자 일할 때라면 자기만 빠르게 생각하고 움직이면 일 처리도 빨라요. 하지만 우리는 '팀'으로 일해야 하잖아요? 일할 때, 팀원끼리 손발이 맞지 않는다면 시간만 낭비하게 돼요. '프로세스'와 같은 공통된 가치관이 있어야 일사불란하게 의사결정을 하고, 문제에 대응할 수 있어요.
왜 피드백을 주는데 변화가 없을까요? 😭
마팀장 : 팀원 업무나 행동에 대해 피드백을 줘야 할 것 같은데요… 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 모르겠네요. 아직 큰 문제도 없는데 괜히 지적했다가 오히려 팀 분위기를 망치진 않을까요?
많은 초보 관리자가 피드백은 '문제를 지적하고 개선점을 제시하는 것'이라고 생각하는데요. 피드백이 무조건 비판적일 필요는 없어요. 사실 피드백은 프로젝트가 시작되기 전부터 시작이 되어야 하거든요.
예를 들어, 헬스장에서 PT를 받을 때 첫날부터 트레이너가 다짜고짜 팔굽혀펴기부터 시키지는 않잖아요? 먼저 운동 목표에 관해 이야기한 다음, 목표를 위해서는 근력 운동을 할지 유산소 운동을 할지 논의하고, 운동 효과를 극대화하기 위한 노하우를 알려주죠.
피드백도 마찬가지예요. 처음부터 프로젝트 성공에 대한 '기대치'를 명확하게 설정하고, 순조롭게 업무를 진행하기 위한 조언과 피해야 할 함정을 미리 이야기하면서, 앞으로 생산적인 피드백을 주고받기 위한 토대를 마련하는 것부터 시작해야 해요.
마팀장 : 아하, 그렇군요. 그런데 문제가 있어서 팀원이 실망할 만한 말을 해야 할 때는 어떡하죠? 상처받지 않도록 좋았던 점을 먼저 얘기한 다음, 비판적인 피드백을 하면 될까요?
피드백을 줄 때, 긍정적인 말 사이에 비판점을 끼워 넣는 '칭찬 샌드위치'를 이용하는 관리자가 많아요. 나쁜 소식을 전하고 싶어 하는 사람은 아무도 없거든요. 하지만 이 방식은 팀원이 정말 들었으면 하는 부분을 흘려 넘길 수 있어요.
껄끄러운 메시지를 부드럽게 포장하려고 하지 마세요. 비판적인 피드백은 차라리 냉철하고 단도직입적으로 이야기하는 게 나아요. 왜 이 부분이 문제라고 생각하는지, 함께 문제를 해결하려면 어떻게 해야 할지 솔직하게 말하는 것이 팀원의 성장에는 더 좋은 거름이 될 수 있답니다.
오늘도 우리 팀 회의는 망했어요...
마팀장 : 회의할 때마다 결론이 제대로 안 나요! 😣
진전 없이 똑같은 말만 되풀이되고, 한두 사람이 대화를 독점하고, 나머지는 한마디도 안 하고… 😥 우리 팀 회의 시간이 떠올랐다면 잠시 애도의 시간을 가져 볼까요.
회의가 망하는 이유는 바로 '목적'이 없기 때문이에요. 사람들이 굳이 시간을 들여 한자리에 모이는 목적은 보통 5가지로 나뉘는데요. 이 시간을 통해 얻고 싶은 결과를 확실히 해야 성공적인 회의를 이끌 수 있다고 해요. 우리 팀이 회의하는 목적은 무엇인가요? 아래와 같이 '잘 되는 회의'의 특징을 가지고 있나요?
🔖 잘되는 '의사결정' 회의
- 결정권자가 확실하게 정해져 있고, 결정에 직접적인 영향을 받는 사람이 참가한다.
- 신뢰할 수 있는 대안이 객관적으로 제시된다. 그리고 팀에서 추천하는 안이 있다면 공유한다.
- 반대 의견을 밝힐 시간도 똑같이 줘서 의견이 묵살됐다고 느끼는 사람이 없게 한다.
🔖 잘되는 '정보 공유'를 위한 회의
- 메일과 메신저를 이용한 정보 전달이 가능하기 때문에 예전만큼 회의가 많이 요구되지 않는다.
- 핵심 메시지가 명확하게 전달되고 기억에 남는다.
- 의도한 감정(신뢰, 공감 등)이 잘 전달되도록 미리 준비를 많이 한다.
🔖 잘되는 '피드백'을 위한 회의
- 모든 사람이 프로젝트의 성공 기준을 동일하게 이해한다.
- 현재 상황에 대한 평가, 지난번 회의 후 변동 사항, 향후 계획 등 작업 현황이 투명하게 전달된다.
- 유익한 피드백을 도출하기 위해 의문점, 주요 결정 사항, 문제점이 명시된다.
- 향후 절차(다음번 마감 일정이나 검토 일정 포함)가 합의된다.
🔖 잘되는 '아이디어 창출' 회의
- 회의 전이든 회의 중이든 혼자 조용히 생각하며 아이디어를 기록할 시간을 주며, 참신한 아이디어가 다양하게 나오도록 유도한다.
- 목소리가 큰 사람뿐 아니라 모든 사람의 아이디어를 고려한다.
- 아이디어를 실행에 옮기기 위한 절차를 마련한다.
🔖 잘되는 '팀워크 강화'를 위한 회의(모임)
- 보통은 회식 같은 친목 행사가 팀워크 강화를 위한 역할을 한다.
- 사람들이 가치관, 취미, 가족, 인생사 등을 듣고 서로에 대해 더 잘 이해하고 신뢰하게 된다.
- 열린 마음으로 진솔하게 말하고 행동한다.
모든 회의와 모임은 이 5가지 목적 중 하나가 반드시 있어야 해요. 그렇다고 한 자리에서 너무 많은 목적을 달성하려고 하면 안 돼요! 자칫하다가 대화가 샛길로 빠져서 결론이 흐지부지될 수 있거든요.
마팀장 : 어? 우리는 회의 목적이 명확한데도 팀원들이 맨날 말이 없어요.. 😔
이럴 때 살펴볼 첫 번째! 회의에 꼭 필요한 사람만 불렀나요?
많은 사람이 참석하면 다양한 피드백이 오가고, 팀원들이 친분을 쌓는 데도 좋을 것 같다고요? 아닙니다. 그 생각 넣어둬요. 오히려 딴생각하거나 스마트폰을 만지작거리는 사람이 많아서 어수선했던 회의 경험이 다들 있잖아요.
게다가 발표하는 입장에서도 보는 사람이 많으면 왠지 PPT도 정성껏 만들어야 하고, 발표도 격식 있게 해야 할 것 같은 느낌 아시죠? 그러다 보면 솔직한 의견을 이야기하기 어려워요. 😥 오히려 회의의 질이 낮아질 수 있어요.
두 번째! 미리 회의를 준비할 수 있는 시간이 주어졌나요?
"여기 보시면 알겠지만~" 하면서 슬라이드가 휙휙 넘어갈 때마다 느끼는 자괴감 😭 '난 아직 이해 못 했는데.. ' 싶지만, 입 닫고 조용히 있어봅니다. 가만있으면 반이라도 간다잖아요. 특히 도표나 그래프라도 나오면 말 다 했죠, 뭐.
아마 여러분 회의에서도 많은 사람이 이런 상황일 거예요. 데이터에 강한 사람도 새로운 정보를 즉석에서 이해하고 결론에 도달하기는 쉬운 일이 아니거든요. 그러니 사람들이 슬라이드나 문서를 충분히 들여다볼 수 있는 시간을 주세요. 회의에 더 집중할 수 있고, 회의 기여도가 높아질 테니까요!
세 번째! 모두가 편하게 말할 수 있는 환경인가요?
특히 아이디어 창출, 의사결정, 팀워크 강화를 위한 자리에서는 모든 사람이 적극적으로 대화에 참여하게 유도해야 더 좋은 결과를 얻을 수 있어요. 한두 사람이 시종일관 말할 때보다 모든 사람이 자기 의견을 말할 때 나도 말 꺼내기가 더 쉽잖아요.
물론 모든 사람이 대화에 참여하게 하는 게 쉬운 일은 아니죠! 제발 의견 좀 내 보라고 해도 입을 꾹 다물고 있는 사람이 많으니까요. 그런 경우에는 정해진 순서대로 돌아가면서 발언하게 하는 등 회의에 체계를 더함으로써 한 사람도 빠짐없이 의견을 말하게 할 수도 있어요. <팀장의 탄생>에서는 포스트잇으로 토론을 시작하는 방법도 꽤 효과적이었다고 이야기해요! 😆
🔖 포스트잇으로 토론 시작하기
1. 복잡한 주제를 논하기 전에 포스트잇 묶음을 나눠주고 10~15분 동안 집중해서 생각을 적는다.
2. 각자 화이트보드에 포스트잇을 붙이면서 의견을 말한다.
3. 이때 비슷한 의견끼리 그룹을 짓는다.
4. 마지막 포스트잇까지 붙이고 나면 각 그룹에 대해 논의한다.
오늘 마케터의 서재에서 다룬 <팀장의 탄생> 재미있게 읽으셨나요? 😉
<팀장의 탄생> 저자인 줄리 주오는 아직 페이스북이 스타트업이던 시절, 인턴으로 시작해 3년 만에 팀장 자리에 올랐어요. 엄청나게 뛰어난 리더십을 보여주었기 때문이 아니냐고요?
줄리 주오도 많은 사람과 마찬가지로 준비 없이 별안간 관리자 자리에 올랐어요. 그래서 당장 뭘 먼저 해야 할지도 몰랐고, 어떤 관리자가 좋은 관리자인지에 대한 인식도 없었대요. 수년간 많은 노력과 시행착오를 거친 후에야 좋은 팀장이 뭘 해야 하는지 감을 잡았다는데요. "탁월한 팀장은 타고나는 게 아니라 만들어진다."라는 말이 딱 들어맞는 사례죠?
저자가 여러 시행착오 끝에 얻은 귀한 노하우, '바람직한 관리자가 되는 법'이 궁금하지 않으세요? 팀장으로서 어떤 방향으로 나아가야 할지 고민인 분과 승진을 앞둔 직장인 여러분이 이 책을 읽고 도움을 얻을 수 있기를 바랄게요. 🤗